En god storrumskultur handler om at afstemme forventninger, ændre vaner og justere, når hverdagen ændrer sig.
Erfaringer fra både offentlige arbejdspladser og forskningsmiljøer peger på, at det især er organisering af teams og de fælles spilleregler, der afgør, om et åbent kontor er en styrke eller en belastning.
Skab et tydeligt tilhørsforhold i teamet
Indret arbejdet, så hvert team oplever at høre til i en overskuelig enhed. Mindre grupper i det åbne kontor giver større tryghed og gør det lettere at følge med i hinandens opgaver. Det styrker både samarbejde og effektivitet.
Accepter, at forskellige teams kan have forskellige måder at arbejde på. Drøft lokalt, hvad der kendetegner jeres samarbejde.
Hvad er “rigtigt arbejde” hos jer?
Det er meget normalt, at folk ikke opfatter alt deres arbejde som ’rigtigt arbejde’, men som forstyrrelser. Det kan for eksempel være et afklarende spørgsmål hen over bordet, uformelle møder, mails og telefonopkald, der ikke var planlagt.
Hvis en stor del af arbejdsdagen bliver opfattet som forstyrrelser i stedet for en nødvendig del af opgaven, kan det medføre stress og utilfredshed. Nogle vil måske tage arbejde med hjem for at ’få det gjort’.
Det kan I gøre:
Sæt ord på, hvilke opgaver der kræver ro og fordybelse, og hvilke der kræver hurtig sparring og tæt koordinering.
Tal åbent om, at uformelle afklaringer og korte spørgsmål ofte forebygger fejl og dobbeltarbejde – og derfor også er ’rigtigt arbejde’.
Aftal, hvornår det giver mening at ’forstyrre’, og hvornår I skal vælge en anden kanal (chat, booking, møderum, senere tidspunkt).
Læs også ’8 gode råd til meningsfyldt videndeling i åbne kontormiljøer.’
Gør normerne synlige – ellers opstår der “uskrevne regler”
Der vil altid være normer i et åbent kontor. Hvis de ikke bliver talt igennem, bliver de let uklare og uens – og så kan nogle føle sig irettesat eller sat udenfor.
Det kan I gøre i fællesskab:
Gør det trygt at tale om adfærd som fælles rammer, ikke som personkritik.
Sammen kan I beslutte få, tydelige leveregler, som hjælper både dem, der har brug for ro, og dem, der har brug for kontakt. Aftal for eksempel, at det er ok at flytte sig, når man har brug for fordybelse.
Fokuser på det, I vil gøre mere af frem for, hvad man ikke må.
Justér aftaler og brugen af rammerne, hvis noget ikke fungerer efter hensigten. Husk at give nye medarbejdere en tydelig introduktion til, hvad der (også) er rigtigt arbejde, hvordan I samarbejder, og hvilke leveregler I har for rummet.
Hvis I er enige om, at der er for meget højlydt snak og forstyrrende støj, kan I finde konkrete idéer til leveregler i denne artikel med ’Gode råd til at dæmpe støj og forstyrrelser.’
Ledelsen sætter standarden – også når den ikke siger noget
Medarbejdere aflæser især, hvad der reelt bliver belønnet:
Bliver samarbejde og hjælpsomhed anerkendt?
Er det acceptabelt at bruge tid på sparring?
Er ledere selv tilgængelige og synlige i hverdagen – eller signalerer de “forstyr mig ikke”?
Det kan du gøre som leder:
Vis i praksis, at sparring og samarbejde er en del af opgaven ved selv at sparre og deltage i uformelle møder.
Anerkend teamresultater – ikke kun den individuelle præstation.
Opfordre medarbejdere til at holde igen med arbejde uden for normal arbejdstid og hold selv igen. For eksempel med at besvare e-mails om aftenen.
God proces når I skal flytte i nye rammer
Rammerne påvirker arbejdskulturen og stemningen på kontoret. Forud for en flytning til nye rammer, kan der let opstå myter og urealistiske forventninger. Nogle glæder sig, andre frygter det.
For at lykkes med flytningen, skal I arbejde med god procesledelse:
start tidligt og skab klarhed om formål, rammer og beslutninger. Forklar tydeligt, hvorfor det er nødvendigt at flytte.
Involvér medarbejderne løbende, så deres erfaringer og behov bliver en del af løsningerne.
Skab plads til dialog om forventninger, bekymringer og muligheder – både før, under og efter flytningen.
Kommunikér tydeligt, følg op på aftaler, og justér undervejs, hvis noget ikke fungerer i praksis. Det styrker ejerskabet og øger chancen for, at det nye kontormiljø understøtter både opgaveløsning, trivsel og samarbejde.
Læs meget mere om forandringsprocesser her.
Læs mere i de tre guider til åbne kontormiljøer
BFA Velfærd og Offentlig administration har udgivet 3 guider til åbne kontormiljøer:
Etablering af åbne kontormiljøer
Forstyrrelser i åbne kontormiljøer
Bedre indeklima i åbne kontormiljøer