Åbne kontormiljøer bliver ofte indført med et ønske om mere samarbejde og bedre videndeling. Erfaringerne viser dog, at videndeling ikke opstår af sig selv, blot fordi medarbejdere sidder tættere sammen. Hvis videndeling skal give mening i hverdagen, kræver det klare rammer, tydelig ledelse og opmærksomhed på både arbejdsro og relationer.
Her er otte råd til, hvordan I kan arbejde systematisk med videndeling i åbne kontormiljøer.
1. Gør videndeling til en anerkendt arbejdsopgave
Videndeling bliver ofte opfattet som noget, man gør ”ved siden af” det rigtige arbejde. Det hæmmer lysten til at dele viden.
Anerkend videndeling som en legitim og værdifuld del af kerneopgaven – både i prioriteringer, forventninger og i den måde, indsats bliver værdsat på.
2. Sæt tid af til videndeling – især i starten
Videndeling kræver tid og opmærksomhed. Uden planlagt tid bliver det let nedprioriteret i en travl hverdag.
Afsæt faste tidspunkter til videndeling, fx korte, strukturerede seancer med et klart formål. Brug dem som en træningsbane, hvor medarbejdere og ledelse øver sig i at dele viden på en måde, der giver værdi for opgaveløsningen. Når det er indlært, vil videndelingen i højere grad også komme af sig selv, når behovet opstår.
3. Afgræns, hvad I vil dele viden om
Videndeling bliver hurtigt diffus, hvis alt kan være et emne.
Udpeg nogle få, fælles fokusområder for videndeling i en periode. Gør det tydeligt, hvilke typer viden der er vigtige at dele, og hvordan de bidrager til kvalitet, effektivitet eller læring i arbejdet.
4. Skab tryghed og tillid i hverdagen
Videndeling er en social proces. Medarbejdere deler primært viden med dem, de har tillid til, så der skal være tid til at lære hinanden at kende. Bland jer bevidst, så videndeling ikke kun sker med dem, I kender i forvejen, og dem, der tænker som jer selv.
Arbejd aktivt med at skabe en kultur, hvor det er acceptabelt at stille spørgsmål, vise tvivl og efterspørge hjælp – også hos nogen, der har en anden kulturel eller faglig baggrund. Vær opmærksom på magtbalancer, konkurrence og usagte normer, som kan holde viden tilbage.
Læs også BFA’s tema om psykologisk tryghed
5. Accepter, at ikke alle deler viden på samme måde
Medarbejdere har forskellige behov for ro, struktur og kontakt. Nogle deler viden spontant, andre foretrækker planlagte rammer.
Indret arbejdet, så der både er plads til dialog og fordybelse. Overvej fx mindre arbejdszoner, mulighed for at trække sig tilbage og klare spilleregler for støj og forstyrrelser.
6. Undgå at forveksle støj med videndeling
At høre hinandens telefonsamtaler eller småsnak er ikke i sig selv videndeling.
Skeln tydeligt mellem uønskede forstyrrelser og ønsket videndeling. Tal åbent om, hvornår dialog er hjælpsom, og hvornår den forstyrrer arbejdet.
Læs også vores store tema om støj og forstyrrelser i det store kontor
7. Brug indretningen bevidst
Åbne kontorer fungerer bedst, når indretningen understøtter både samarbejde og arbejdsro.
Overvej løsninger med mindre grupper, faglige ”lommer” eller nøje sammensatte teams, hvor erfaring og kompetencer supplerer hinanden. Sørg samtidig for adgang til møderum og stillezoner.
8. Gå forrest som leder
Ledelsens adfærd har stor betydning for, om videndeling bliver en naturlig del af hverdagen.
Vær synlig i arbejdsmiljøet, deltag i dialogen og vis, at videndeling er vigtigt – også når det tager tid. Anerkend modstand og bekymringer, men hold fast i retningen og justér løbende, hvis forstyrrelserne bliver for store. Det kan for eksempel være en god idé, at lederen også sidder i det åbne kontormiljø.
Videndeling kræver vedligeholdelse
Meningsfuld videndeling opstår ikke én gang for alle. Den skal løbende justeres i takt med opgaver, medarbejdere og rammer.
Brug dialogen i arbejdsmiljøorganisationen og MED-systemet til at følge op: Hvad fungerer? Hvad skaber værdi – og hvad gør ikke?
Når videndeling bliver taget alvorligt som en fælles opgave, øges chancen for, at det åbne kontormiljø opleves som meningsfuldt og understøtter både trivsel og opgaveløsning.