Guide: Kend de konkrete opgaver i det systematiske arbejdsmiljøarbejde

Struktur og nærhedsprincip

Det er arbejdsgiverens ansvar at etablere en arbejdsmiljøorganisation (AMO), der passer til arbejdspladsens størrelse og under hensyn til et nærhedsprincip.

AMO’ens størrelse og struktur bestemmes blandt andet ud fra arbejdspladsens geografiske udbredelse, ledelsesstruktur og arbejdets organisering. Princippet er, at det skal være let for de ansatte og medlemmerne af AMO at komme i kontakt med hinanden.

En stor organisation har to niveauer med arbejdsmiljøgrupper (AMG) som det nederste niveau og et arbejdsmiljøudvalg eller MED-udvalg i øverste niveau.

AMG dækker en del af arbejdspladsen og er bindeled mellem de ansatte og den overordnede AMO.

Spørgsmål I kan stille jer selv:

• Oplever I, at I dækker jeres del af arbejdspladsen og de ansatte?

• Har I kontakt til alle faggrupper og arbejdssteder under jeres område?

• Hvis ikke, hvad kan I gøre for at fremme dialogen mellem personale og AMG?

• Hvordan løser I bedst opgaven under de givne rammer?

Hvis I mener, der er brug for flere ressourcer, mere tid eller flere repræsentanter for at løfte jeres opgaver tilfredsstillende, kan I foreslå det for arbejdsgiveren eller arbejdsmiljøudvalget.

Forebyg problemer proaktivt

Arbejdsgiveren har pligt til at gennemføre en arbejdspladsvurdering (APV) og involvere hele arbejdsmiljøorganisationen (AMO). Arbejdsmiljøgruppen (AMG) spiller ofte en væsentlig rolle i arbejdet.

Ved at arbejde systematisk og kontinuerligt med APV kan I forebygge problemer proaktivt. I kommer på forkant i stedet for at vente med at reagere, til der er problemer.

I skal lave en systematisk risikovurdering hver gang, der sker noget, der kan påvirke arbejdsmiljøet.

Systematik med årshjul

Arbejdet med APV består af flere faser, der er beskrevet nærmere i vores tema om APV.

BFA anbefaler, at I sætter relevante APV-faser i årshjulet, så det regelmæssigt kommer på dagsordenen.. På den måde sikrer I systematik i APV-arbejdet,

Få input fra de ansatte og få det op i systemet

I skal også sørge for input fra de ansatte til jeres APV-arbejde. Det kan I sætte i system på flere måder. BFA foreslår:

• Send opfordringer ud på Intra, via mail eller på personalemøder.

• Sæt en arbejdsmiljø-postkasse op, hvor de ansatte løbende kan lægge sedler i.

• Sæt tid af i kalenderen til et besøg, hvor I kan snakke med de ansatte og se, hvad de laver. Det er især relevant, hvis I dækker arbejdssteder eller faggrupper, som ikke er direkte repræsenteret i AMG.

• Saml løbende input i en fysisk eller digital notesbog, så de ikke bliver glemt.

• Tag jeres input med på næste møde i AMG. Se om der er et mønster, der giver anledning til bekymring.

• Sørg for at sende iagttagelser og bekymringer videre op i systemet til for eksempel arbejdsmiljøudvalget eller MED.

I skal planlægge indretningen og kontrollere arbejdsforholdene

Arbejdspladsen skal indrettes, så det er sikkert og sundt at udføre arbejdet. En god indretning gør det lettere at udføre sit arbejde og bidrager til trivsel. Selve bygningen skal leve op til de regler, der var gældende, da den blev bygget eller væsentligt renoveret.

Som arbejdsmiljøgruppe (AMG) skal I være med til at planlægge jeres arbejdssteders indretning i dialog med arbejdsgiver og relevante ledere. Det gælder både, når I indretter arbejdspladsen første gang, og når I flytter rundt eller får nye installationer.

Hvis I planlægger ændringer i indretningen, der kan påvirke arbejdsmiljøet, skal I gennemføre en risikovurdering.

I skal desuden kontrollere, at arbejdsforholdene, herunder indretningen, er sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarlige.

Hvis I opdager problemer, I ikke selv umiddelbart kan løse, skal I forelægge det for MED- eller arbejdsmiljøudvalget.

Relevante spørgsmål, I skal stille

Her er de vigtigste arbejdsmiljøhensyn, I skal medvirke til at sikre i indretningen. Brug for eksempel listen, hvis I laver en rundering på arbejdspladsen, eller når I skal medvirke til ny indretning.

• Er der plads nok til at udføre arbejdet, herunder plads til nødvendige hjælpemidler og inventar?

• Er der udsyn og tilstrækkeligt lys og mulighed for solafskærmning på arbejdspladsen og i pauserum?

• Er støj- og akustikforholdene tilfredsstillende?

• Er flugtvejene frie, og er adgangsforholdene velfungerende?

• Kan rengøringen komme til, og er overfladerne nemme at holde fri for støv?

• Er bygningen i en forsvarlig stand – er der risiko for vandskade eller nedstyrtning?

• Kan inventaret indstilles tilfredsstillende for den enkelte?

• Er det muligt at holde en temperatur året rundt, der passer til arbejdet?

• Er det muligt at få frisk luft via vinduer eller ventilationssystemer?

• Er der adgang til de nødvendige velfærdsforanstaltninger, for eksempel hvilesteder til gravide og spiserum?

• Er der god balance mellem æstetik og funktionalitet?

Få indflydelse på byggeprocesser

Arbejdsmiljøorganisationen skal inddrages, hvis jeres arbejdsgiver har planer om at bygge om, renovere eller bygge nyt. Her vil der ofte være mulighed for, at en eller flere fra AMG kan indgå i et byggeudvalg sammen med bygherre, rådgivere og entreprenører. I kan læse her, hvordan I kan få indflydelse på byggeprocesser.

Få vedligeholdelse af bygninger sat i system

BFA anbefaler, at I sammen med arbejdsgiveren sætter vedligeholdelse af bygninger og installationer i system. For eksempel skal ventilationsanlæg renses med jævne mellemrum for at fungere optimalt, og utætheder i klimaskærmen skal repareres, før der opstår vandskader, der kan medføre fugt og skimmel indenfor.

Hvert år skal arbejdsgiveren holde en arbejdsmiljødrøftelse med arbejdsmiljøudvalget eller arbejdsmiljøorganisationen. Det er ikke noget krav, at arbejdsmiljøgruppen (AMG) deltager, men drøftelsen skal evaluere tidligere mål og fastsætte nye, så det er vigtigt, at der kommer input til drøftelsen fra hele arbejdspladsen via AMG.

BFA anbefaler, at I

• forbereder, hvad I gerne vil have AMO til at drøfte på arbejdsmiljødrøftelsen

• følger systematisk op på de nye besluttede mål fra arbejdsmiljødrøftelsen

• sætter opfølgning og forberedelse ind som faste punkter i årshjulet.

I kan spørge jer selv i AMG:

• Hvornår er den årlige arbejdsmiljødrøftelse?

• Har vi en rolle i at nå årets målsætninger fra den seneste arbejdsmiljødrøftelse, og hvor langt er vi?

• Har vi input til arbejdsmiljødrøftelsen? For eksempel:

• Hvad har vi opnået i år?

• Hvad er vores status på den aktuelle APV-handleplan?

• Er der opstået nye problematiske forhold i arbejdsmiljøet?

• Har AMG behov for kompetenceudvikling eller støtte, som kunne drøftes på den årlige arbejdsmiljødrøftelse?

Hvis I ikke har kompetencer til at gennemføre jeres arbejdsmiljøarbejde og forebyggende tiltag, skal I indhente ekstern bistand efter aftale med arbejdsgiveren.

I større organisationer kan arbejdsmiljøgruppen (AMG) måske få hjælp fra en HR-afdeling, eller I kan inddrage en ekstern arbejdsmiljørådgiver.

Vurdér jeres egne kompetencer:

• Ved I nok om den opgave, I skal løse? Er der noget nyt, I skal være opmærksom på.

• Vurder kompetencerne hver gang, I står med nye udfordringer, hvis en indsats ikke virker, eller der kommer nye ind i AMG.

I skal undersøge og rapportere arbejdsulykker og nærved-ulykker

Arbejdsmiljøgruppen (AMG) skal undersøge og rapportere arbejdsulykker og nærved-ulykker, så hele organisationen kan samle op og lære af hændelserne. I skal også medvirke til at forebygge gentagelser. Ulykker dækker også over hændelser med vold og trusler.

På mange arbejdspladser findes systemer til indrapportering af arbejdsulykker. Det er jeres opgave i AMG at rapportere ind i systemet, så arbejdsmiljøorganisationen og HR kan trække data ud, analysere og se mønstre på tværs af afdelinger.

I kan spørge jer selv i AMG:

• Hvem rapporterer hos os?

• Hvad skal vi rapportere?

• Hvor detaljeret skal vi rapportere?

• Hvornår skal vi rapportere?

• Ved arbejdsmiljørepræsentanter og ledere, hvad de skal gøre?

• Hvordan kan vi forebygge ulykker og psykisk vold hos os?

BFA anbefaler, at I forholder jer til spørgsmålene med jævne mellemrum og som minimum, når der kommer nye arbejdsmiljørepræsentanter og ledere på arbejdspladsen.

Tag udgangspunkt i forebyggelsesprincipperne

Arbejdsgiveren skal planlægge og tilrettelægge arbejdet, så det kan udføres sikkerheds- og sundhedsmæssigt forsvarligt. Denne opgave uddelegeres i praksis til arbejdslederne. Arbejdsmiljøorganisationen (AMO) skal deltage.

Jeres rolle i arbejdsmiljøgruppen (AMG) kan være at bidrage til dette. BFA anbefaler, at I tager udgangspunkt i forebyggelsesprincipperne, der er fastsat ved lov. På den måde kan I sikre en sammenhæng mellem jeres daglige arbejde og en forebyggelse af risici.

Hvad skal planlægges og tilrettelægges?

At planlægge og tilrettelægge arbejdet handler blandt andet om, at

• fordele forskellige typer opgaver og vagter mellem de ansatte

• prioritere og skabe sammenhæng mellem opgaver og ressourcer

• beslutte hvor mange, der skal arbejde i et team eller løse en konkret opgave

• vælge teknologier og hjælpemidler til opgaven

• vælge metoder og teknik til opgaveløsningen og fastlægge kvalitetsniveauet

• give mulighed for sparring og lignende.

Sæt planlægningen i system

• Se jævnligt på, hvordan arbejdet er planlagt og

  tilrettelagt. Gør det som minimum hver gang, der

  skal ske forandringer i opgaver, som påvirker arbejdets udførelse eller arbejdsmiljøet.

• Lav en risikovurdering af jeres fund. Giver det problemer, eller kan det potentielt give problemer?

• Hvis ja, kan de løses ved at planlægge og tilrettelægge arbejdet på en anden måde?

• Kan I måske finde inspiration i andre AMG’er på arbejdspladsen?

• Del jeres gode og dårlige erfaringer i organisationen, så I bliver en lærende arbejdsplads.

Hold øje med, om der sker oplæring og instruktion

Arbejdsgiveren (i praksis uddelegeret til lederen) skal sørge for, at medarbejderne bliver oplært og instrueret til at udføre deres arbejde sikkerheds- og sundhedsmæssigt forsvarligt. Det er for eksempel at lære at bruge de rigtige metoder og hjælpemidler og følge instrukser om brug af værnemidler.

Arbejdsmiljøgruppen (AMG) skal holde øje med, at det sker.

Sådan kan I holde øje

BFA anbefaler, at I holder øje ved for eksempel at

• undersøge, om der er procedurer, der sikrer, at alle har de nødvendige kompetencer, og at de bliver vedligeholdt – for eksempel med jævnlige kursusdage

• vurdere, om oplæringen har den nødvendige kvalitet og omfang

• undersøge, om nye medarbejdere, elever, studerende og praktikanter får en god modtagelse

• bidrage til, at elever og praktikanter oplever et lærings- og arbejdsmiljø, der understøtter hinanden

• spørge kollegerne, om de er klar til arbejdet, oplever at have de rette kompetencer til kerneopgaven, og om de har og kan bruge de rette hjælpemidler og teknik i arbejdet

• være nysgerrige på, hvordan hjælpemidler bliver brugt, og om det er i overensstemmelse med vedtagne metoder.

Hvis I erfarer, at medarbejdere mangler oplæring, eller at de ikke følger deres instrukser, skal I gå til arbejdsgiveren med jeres viden.

Arbejdsgiveren (i praksis uddelegeret til arbejdslederen) skal sørge for, at der føres tilsyn med, at de ansatte udfører arbejdet sikkerheds- og sundhedsmæssigt forsvarligt.

Tilsynet skal holde øje med

• at de ansatte udfører arbejdet på en farefri måde

• at oplæring og instruktion har været tilstrækkelig

• at planlagte forebyggende tiltag er egnede til formålet og muligt for den ansatte at bruge

• at eventuelle fejl og mangler bliver påtalt og rettet.

Hvem gør hvad i organisationen?

Arbejdsmiljøudvalget (AMU) eller tilsvarende i det øverste niveau i arbejdsmiljøorganisationen skal kontrollere, om de forebyggende tiltag fungerer efter hensigten, og de skal holde jer i arbejdsmiljøgruppen (AMG) orienteret om det. De kan også på arbejdsgiverens vegne bede jer om at bidrage til kontrol og tilsyn.

AMG skal gøre arbejdsgiveren og AMU opmærksom på det, hvis der opstår forhold, der indebærer en risiko for medarbejderes sikkerhed og sundhed. Det er ikke AMG’s opgave at påtale og rette fejl over for kollegerne.

BFA anbefaler, at arbejdslederen kan føre tilsynet ved løbende at

• gå en rundering og være nysgerrig på forholdene (fysiske og psykosociale) og de forebyggende tiltag

• spørge ind til arbejdet og oplæring ved en MUS-samtale

• iværksætte måling for eksempel af støj og luftkvalitet

• lægge mærke til de fysiske og psykiske arbejdsmiljøforhold

• undersøger om de nødvendige hjælpemidler er tilgængelige på arbejdspladsen.

• etc.