Kend de konkrete opgaver i det systematiske arbejdsmiljøarbejde

Struktur og nærhedsprincip

Det er arbejdsgiverens ansvar at etablere en arbejdsmiljøorganisation (AMO), der passer til arbejdspladsens størrelse og under hensyn til et nærhedsprincip.

AMO’ens størrelse og struktur bestemmes blandt andet ud fra arbejdspladsens geografiske udbredelse, ledelsesstruktur og arbejdets organisering. Princippet er, at det skal være let for de ansatte og medlemmerne af AMO at komme i kontakt med hinanden.

En stor organisation har to niveauer med arbejdsmiljøgrupper som det nederste niveau og et arbejdsmiljøudvalg eller MED-udvalg i øverste niveau.

Arbejdsmiljøgruppen (AMG) dækker en del af arbejdspladsen og er bindeled mellem de ansatte og den overordnede arbejdsmiljøorganisation (AMO).

Spørgsmål I kan stille jer selv:

• Oplever I, at I dækker hele jeres del af arbejdspladsen og de ansatte?

• Er alle faggrupper og arbejdssteder under jeres område repræsenteret?

• Hvis ikke, hvad kan I gøre for at holde kontakt med personalegrupper, der ikke er repræsenteret?

• Hvordan løser I bedst opgaven under de givne rammer?

Hvis I mener, der er brug for flere ressourcer, mere tid eller flere repræsentanter for at løfte jeres opgaver tilfredsstillende, kan I foreslå det for arbejdsgiveren eller arbejdsmiljøudvalget.

Forebyg problemer proaktivt

Arbejdsgiveren har pligt til at gennemføre en arbejdspladsvurdering (APV) og involvere hele arbejdsmiljøorganisationen (AMO). Arbejdsmiljøgruppen (AMG) spiller ofte en væsentlig rolle i arbejdet.

Ved at arbejde systematisk og kontinuerligt med APV kan I forebygge problemer proaktivt. I kommer på forkant i stedet for at vente med at reagere, til der er problemer.

Systematik med årshjul

Arbejdet med APV består af flere faser, der er beskrevet nærmere i vores tema om APV.

For at sikre systematik i APV-arbejdet, kan I indsætte relevante APV-faser i årshjulet. På den måde sikrer I jer, at det regelmæssigt kommer på dagsordenen. I kan også lave en systematisk risikovurdering hver gang, der sker noget nyt på arbejdspladsen.

Få input fra de ansatte og få det op i systemet

I skal også sørge for input fra de ansatte til jeres APV-arbejde. Det kan I sætte i system på flere måder. For eksempel:

• Send opfordringer ud på Intra, via mail eller på personalemøder.

• Sæt en arbejdsmiljø-postkasse op, hvor de ansatte løbende kan lægge sedler i.

• Sæt tid af i kalenderen til et besøg, hvor I kan snakke med de ansatte og se, hvad de laver. Det er især relevant, hvis I dækker arbejdssteder eller faggrupper, som ikke er direkte repræsenteret i AMG.

• Saml løbende input i en fysisk eller digital notesbog, så de ikke bliver glemt.

• Tag jeres input med på næste møde i AMG. Se om der er et mønster, der giver anledning til bekymring.

• Sørg for at sende iagttagelser og bekymringer videre op i systemet til for eksempel arbejdsmiljøudvalget eller MED.

I skal kontrollere arbejdsforholdene

Arbejdspladsen skal indrettes, så det er sundt og sikkert at gå på arbejde. En god indretning gør det lettere at udføre sit arbejde og bidrager til trivsel. Selve bygningen skal leve op til de regler, der var gældende, da den blev bygget eller væsentligt renoveret.

Det er jeres opgave som arbejdsmiljøgruppe (AMG) at kontrollere, at arbejdsforholdene er sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarlige. Herunder om arbejdspladsen i det område, I dækker, er indrettet efter reglerne.

Rundering og relevante spørgsmål, I kan stille

I praksis kan I hvert år eller efter behov rundere jeres arbejdspladser, lokaler og stationer og spørge jer selv og jeres kolleger:

• Er der plads nok til at udføre arbejdet, herunder plads til nødvendige hjælpemidler og inventar?

• Er der udsyn og tilstrækkeligt lys og mulighed for solafskærmning på arbejdspladsen og i pauserum?

• Er støj- og akustikforholdene tilfredsstillende?

• Er flugtvejene frie, og er adgangsforholdene velfungerende?

• Kan rengøringen komme til, og er overfladerne nemme at holde fri for støv?

• Er bygningen i en forsvarlig stand – er der risiko for vandskade eller nedstyrtning?

• Kan inventaret indstilles tilfredsstillende for den enkelte?

• Er det muligt at holde en temperatur året rundt, der passer til arbejdet?

• Er det muligt at få frisk luft via vinduer eller ventilationssystemer?

• Er der adgang til de nødvendige velfærdsforanstaltninger, for eksempel hvilesteder til gravide og spiserum?

• Er der god balance mellem æstetik og funktionalitet?

Hvis I opdager problemer, I ikke selv umiddelbart kan løse, skal I forelægge det for MED- eller arbejdsmiljøudvalget.

Få vedligeholdelse af bygninger sat i system

Desuden kan I foreslå arbejdsgiveren at sætte vedligeholdelse af bygninger og installationer i system. For eksempel skal ventilationsanlæg renses med jævne mellemrum for at fungere optimalt, og utætheder i klimaskærmen skal repareres, før der opstår vandskader, der kan medføre fugt og skimmel indenfor.

Få indflydelse på byggeprocesser

Arbejdsmiljøorganisationen skal inddrages, hvis jeres arbejdsgiver har planer om at bygge om, renovere eller bygge nyt. Her vil der ofte være mulighed for, at en eller flere fra AMG kan indgå i et byggeudvalg sammen med bygherre, rådgivere og entreprenører. I kan læse her, hvordan I kan få indflydelse på byggeprocesser.

Hvert år skal arbejdsgiveren holde en arbejdsmiljødrøftelse med arbejdsmiljøudvalget eller arbejdsmiljøorganisationen. Det er ikke noget krav, at arbejdsmiljøgruppen (AMG) deltager, men drøftelsen skal evaluere tidligere mål og fastsætte nye, så det er vigtigt, at der kommer input til drøftelsen fra hele arbejdspladsen via AMG.

I kan spørge jer selv i AMG:

• Hvornår er den årlige arbejdsmiljødrøftelse?

• Har vi en rolle i at nå årets målsætninger fra den seneste arbejdsmiljødrøftelse, og hvor langt er vi?

• Har vi input til arbejdsmiljødrøftelsen? For eksempel:

• Hvad har vi opnået i år?

• Hvad er vores status på den aktuelle APV-handleplan?

• Er der opstået nye problematiske forhold i arbejdsmiljøet?

• Har AMG behov for kompetenceudvikling eller støtte, som kunne drøftes på den årlige arbejdsmiljødrøftelse?

Sæt eventuelt input til arbejdsmiljødrøftelsen og opfølgning på arbejdsmiljødrøftelsen ind i jeres årshjul, så I er sikre på, at I husker at bidrage til det overordnede strategiske arbejdsmiljøarbejde.

I skal rapportere om arbejdsulykker

Registrering af arbejdsulykker er vigtig, for at arbejdsmiljøorganisationen eller HR kan samle op og lære af hændelserne – og eventuelt iværksætte forebyggende tiltag for at undgå gentagelser.

På mange arbejdspladser findes systemer til indrapportering af arbejdsulykker, hvor arbejdsmiljøorganisationen og HR trækker data ud fra. Det er jeres opgave i arbejdsmiljøgruppen (AMG) at rapportere ind i systemet.

I kan spørge jer selv i AMG:

• Hvem rapporterer hos os?

• Hvad skal vi rapportere?

• Hvor detaljeret skal vi rapportere?

• Hvornår skal vi rapportere?

• Ved arbejdsmiljørepræsentanter og ledere, hvad de skal gøre?

Det er spørgsmål, I bør forholde jer til jævnligt, og som minimum, når der kommer nye arbejdsmiljørepræsentanter og ledere på arbejdspladsen.

Tag udgangspunkt i forebyggelsesprincipperne

Arbejdsgiveren skal planlægge og tilrettelægge arbejdet, så det kan udføres sikkerheds- og sundhedsmæssigt forsvarligt. Arbejdsmiljøorganisationen (AMO) skal deltage.

Jeres rolle i arbejdsmiljøgruppen (AMG) kan være at bidrage til dette. I kan tage udgangspunkt i forebyggelsesprincipperne, der er fastsat ved lov. På den måde kan I sikre en sammenhæng mellem jeres daglige arbejde og en forebyggelse af risici.

Hvad skal planlægges og tilrettelægges?

Eksempler på hvad der indgår i at planlægge og tilrettelægge arbejdet:

• fordeling af forskellige typer opgaver og vagter mellem de ansatte

• sammenhæng mellem opgaver og ressourcer, herunder prioritering

• antallet af personer i et team

• antallet af personer om en konkret opgave

• valg af teknologier og hjælpemidler til opgaven

• metoder og teknik til opgaveløsningen og fastlæggelse af kvalitetsniveauet

• mulighed for sparring og lignende.

Sæt planlægningen i system

• Afsæt tid i kalenderen eller i årshjulet med jævne mellemrum og mindst hver gang, der sker noget nyt, der kan påvirke arbejdsmiljøet

• Se på, hvordan arbejdet er planlagt og tilrettelagt

• Lav en risikovurdering - giver det problemer, eller kan det potentielt give problemer?

• Hvis ja, kan de løses ved at planlægge og tilrettelægge arbejdet på en anden måde?

• Kan I måske finde inspiration i andre AMG’er på arbejdspladsen?

• Del jeres gode og dårlige erfaringer i organisationen, så I bliver en lærende arbejdsplads.

Hold øje med, om der sker oplæring og instruktion

Arbejdsgiveren skal sørge for, at medarbejderne bliver oplært og instrueret til at udføre deres arbejde sikkerheds- og sundhedsmæssigt forsvarligt. Det er for eksempel at lære at bruge de rigtige metoder og hjælpemidler og følge instrukser om brug af værnemidler.

Arbejdsmiljøgruppen (AMG) skal holde øje med, at det sker.

Sådan kan I holde øje

• undersøg, om der er procedurer, der sikrer, at alle har de nødvendige kompetencer, og at de bliver vedligeholdt – for eksempel med jævnlige kursusdage

• vurder, om oplæringen har den nødvendige kvalitet og omfang

• undersøg, om nye medarbejdere, elever, studerende og praktikanter får en god modtagelse

• bidrag til, at elever og praktikanter oplever et lærings- og arbejdsmiljø, der understøtter hinanden

• spørg kollegerne, om de er klar til arbejdet, oplever at have de rette kompetencer til kerneopgaven, og om de har og kan bruge de rette hjælpemidler og teknik i arbejdet

• vær nysgerrige på, hvordan hjælpemidler bliver brugt, og om det er i overensstemmelse med vedtagne metoder.

Hvis I erfarer, at medarbejdere mangler oplæring, eller at de ikke følger deres instrukser, skal I gå til arbejdsgiveren med jeres viden.

Arbejdsgiveren skal sørge for, at der føres tilsyn med, at de ansatte udfører arbejdet sikkerheds- og sundhedsmæssigt forsvarligt.

Tilsynet skal holde øje med

• at de ansatte udfører arbejdet på en farefri måde

• at oplæring og instruktion har været tilstrækkelig

• at planlagte forebyggende tiltag er egnede til formålet og muligt for den ansatte at bruge

• at eventuelle fejl og mangler bliver påtalt og rettet.

Hvem gør hvad i organisationen?

Arbejdsmiljøudvalget eller tilsvarende i det øverste niveau i arbejdsmiljøorganisationen skal kontrollere, om de forebyggende tiltag fungerer efter hensigten, og de skal holde jer i arbejdsmiljøgrupperne orienteret om det. De kan også på arbejdsgiverens vegne bede jer om at bidrage til kontrol og tilsyn.

Det er ikke arbejdsmiljøgruppens opgave at påtale og rette fejl over for kollegerne, men I skal gøre arbejdsgiveren og arbejdsmiljøudvalget opmærksom på det, hvis der opstår forhold, der indebærer en risiko for medarbejderes sundhed og sikkerhed.

En arbejdsleder kan på vegne af arbejdsgiveren bidrage til tilsynet ved løbende at

• gå en rundering og være nysgerrig på forholdene (fysiske og psykosociale) og de forebyggende tiltag

• spørge ind til arbejdet og oplæring ved en MUS-samtale

• iværksætte måling for eksempel af støj og luftkvalitet

• lægge mærke til de fysiske forhold og tilgængelige hjælpemidler på arbejdspladsen.

• etc.