En skriftlig handlingsplan er en central del af jeres arbejdspladsvurdering (APV). Handlingsplanen er resultatet af jeres arbejde med at afdække og risikovurdere arbejdsmiljøet, og den hjælper jer med at skabe overblik over jeres opgaver i arbejdsmiljøarbejdet.
En handlingsplan indeholder som minimum en beskrivelse af de arbejdsmiljøproblemer, I har afdækket og risikovurderet, jeres tiltag for at løse dem, hvem der er ansvarlig for det og en tidsplan for gennemførelse og opfølgning.
Hvilke arbejdsmiljøproblemer skal med i handleplanen?
I skal beskrive de problemer i arbejdsmiljøet, som I ikke kan løse med det samme.
Et arbejdsmiljøproblem er en påvirkning i arbejdet, der udgør en risiko for de ansattes sikkerhed og sundhed på kort eller lang sigt. Problemer, I ikke umiddelbart kan løse, skal beskrives, og I skal beskrive, hvordan I vil løse dem. Det er vigtigt, at jeres løsninger retter sig mod årsagen til problemerne og forebygger, at de opstår igen.
Visse risici kan være svære at fjerne helt fra arbejdet. Det kan være påvirkninger fra høje følelsesmæssige krav eller borgeres udadreagerende adfærd. I skal dog stadig forholde jer aktivt til, hvad arbejdspladsen kan gøre for at nedbringe forekomsten – og for at forebygge, at kravene eller adfærden påvirker medarbejdernes sikkerhed og sundhed. Det kan for eksempel være med støtte og sparring.
I kan med fordel have et særskilt afsnit om den slags permanente problemstillinger i handleplanen, så I bevarer jeres opmærksomhed på, hvordan I forebygger dem, og kan drøfte, om det er tilstrækkeligt.
Hvis I har opdaget et problem, som udgør en akut fare for sikkerhed og sundhed, skal I straks handle på det. Sådan et alvorligt problem skal også beskrives i handleplanen for at sikre, at I følger op og finder permanente løsninger.
Hvilke arbejdsmiljøproblemer skal ikke med i handleplanen?
I skal ikke nævne problemer i handlingsplanen:
- hvis I allerede har løst dem – medmindre de er alvorlige og derfor kræver en opfølgning
- hvis de allerede er effektivt forebygget.
I praksis kunne det være, at I allerede i forbindelse med en fysisk gennemgang af lokalerne har fået ryddet op på nogle ledninger, der øgede risikoen for at falde. Eller at I har opdaget, at jeres brandudstyr har overskredet udløbsdatoen og derfor har købt nyt.
I kan dog vælge at tage problemer, I allerede har løst eller forebygget, med i handleplanen, hvis I for eksempel
- vil indføre nogle rutiner, der sikrer, at noget lignende ikke sker igen
- I vurderer, at de fortsat eller på sigt kan indebære en risiko for medarbejdernes sundhed og sikkerhed
- I vil sikre en systematisk kontrol af, at de forebyggende tiltag virker og er tilstrækkelige.
Beskriv problemerne og årsagerne til dem
For hvert arbejdsmiljøproblem, som skal indgå i handleplanen, beskriver I:
- Problemets art – hvilken type risiko er der tale om? Ulykker, psykisk belastning eller andet.
- Problemets alvor og omfang – hvor stor er risikoen, hvor slemt er det for dem, det kan gå ud over, og hvor mange kan blive ramt? Det er i virkeligheden resultatet af jeres risikovurdering, I kan sætte ind her.
- Problemets årsager – her skal I arbejde i dybden, så I finder helt tilbage til den bagvedliggende årsag. I kan hente inspiration i årsagstræet, som bruges til at analysere og forebygge ulykker.
Find ud af, hvilke tiltag der kan løse problemerne
Når I har styr på årsagerne til jeres problemer, skal I drøfte og beslutte, hvilke tiltag I vil sætte i gang for at forebygge eller reducere problemet fremover. Her skal I tage udgangspunkt i principperne for forebyggelse. Jeres tiltag skal
- forebygge, at problemet opstår igen (hvis det er muligt – som nævnt er der problemer, som ikke kan fjernes, men som kan håndteres, så belastningen reduceres)
- være rettet mod årsagen til problemet
- tilpasse arbejdet til de ansatte – ikke omvendt
- tage hensyn til den tekniske udvikling
- udskifte det farlige eller belastende i arbejdssituationen med noget ufarligt eller mindre farligt/belastende
- beskytte alle ansatte – ikke kun enkeltpersoner
- sikre, at de ansatte får den rette oplæring og instruktion.
Værktøjer, hvis I vil inddrage medarbejdere i at finde løsninger
Det kan være en god idé at inddrage medarbejderne, hvor det er relevant, i at udvikle løsninger. Det giver medejerskab, allerede inden I sætter handlinger i gang. I kan bruge en af BFA’s metoder:
Planlæg og beskriv jeres handlinger
Når I har besluttet, hvilke tiltag I vil sætte i gang for at fjerne eller reducere problemets alvor og omfang, skal I planlægge og beskrive,
- hvordan I vil løse problemet
- hvornår I sætter tiltag i gang og forventer at være i mål (hvis det er muligt at nå i mål)
- hvem der har ansvaret for, at det sker
- hvornår og hvordan I vil følge op på, om problemet er løst (eller håndteret tilfredsstillende), eller om der er brug for andre tiltag.
Planlæg jeres indsatser, så det passer ind i arbejdspladsens øvrige arbejde og andre planlagte processer. Gennemtænk om indsatserne kræver, at I involverer flere medarbejdere, så det også kan passes ind med deres øvrige opgaver.
Læg handlingsplanen ind i årshjulet
Hvis I bruger årshjul i arbejdsmiljøorganisationen eller MED-udvalget til at planlægge året med, kan I med fordel lægge elementer fra handleplanen ind i den, så I får et samlet overblik over årets møder og indsatser. Det kan være med til at sikre, at I holder det langsigtede fokus, I har besluttet jer for, og at I får APV implementeret i jeres øvrige drift.
Med årshjulet kan I planlægge, hvad I vil drøfte på de forskellige møder, og hvornår I ønsker at evaluere jeres indsatser fra handleplanen.
Årshjulet giver jer systematik og en overskuelig synlighed om de indsatser, I planlægger og sætter i gang. I kan hænge årshjulet op på opslagstavlen sammen med handleplanen, så medarbejderne kan følge med i jeres arbejde.
Handlingsplanen skal være skriftlig og til rådighed
Jeres handlingsplan skal være skriftlig – enten digitalt eller på papir. Arbejdstilsynet kan bede om at få udleveret handlingsplanen.
I skal dokumentere, at arbejdsmiljøorganisationen (AMO) har deltaget i arbejdet – for eksempel med en underskrift. Har I ikke en AMO skal medarbejderne påtegne planen.
Alle ledere og medarbejdere skal kunne finde handlingsplanen og orientere sig i den. Det kan derfor være en god idé at holde den i et enkelt sprog og en overskuelig opsætning, så alle kan forstå den og følge med i arbejdet.
Brug handlingsplanen i det videre arbejde
Handlingsplanen er nu jeres aktivitets- og tidsplan. Brug den eventuelt sammen med medarbejderne, når I følger op på fremdriften. Læs mere om det i
- APV-fase 5: Gennemfør handleplanen
- APV-fase 6: Følg op og evaluér
Værktøj: Enkelt skema til fælles handlingsplan og opfølgning
Brug dette enkle skema til i fællesskab at sætte ord på jeres handlinger. Skemaet og metoden er udviklet af BrancheFællesskab Arbejdsmiljø for Velfærd og Offentlig Administration (BFA).
Ved at involvere arbejdspladsen løbende og have en opdateret handleplan bidrager I til, at planerne bliver ført ud i livet.
