Centralt i arbejdet med arbejdspladsvurdering (APV) er, at I forholder jer til, om jeres indsatser virker efter planen. Er problemerne løst? Hvis ikke, hvad vil vi så gøre i stedet? Det er også under evalueringen, at I samler op på, hvad I har lært af jeres arbejdsmiljøarbejde.
Vurdér om jeres tiltag har løst problemerne
Formålet med at evaluere jeres indsatser er at vurdere, om de har virket efter hensigten. Har de løst eller effektivt forebygget jeres problemer?
Når I evaluerer resultatet af jeres tiltag, er det hensigtsmæssigt at bruge samme metode, som da I afdækkede problemet.
- Hvis I via et spørgeskema har fundet problemer med stress, kan I stille de samme spørgsmål om stress efter jeres indsats.
- Har I brugt fysiske målinger til at afdække et problem med træk, bruger I samme fysiske målinger til at kontrollere effekten af jeres løsninger.
- Har I afdækket et problem med ulykkesrisiko med en dialogbaseret metode, evaluerer I også med dialog.
- Og så videre.
Når arbejdsmiljøorganisationen (AMO) har resultatet af evalueringen, kan I tage stilling til disse spørgsmål:
- Kan vi konkludere, at vores planlagte indsats er blevet gennemført?
- Hvis nej, hvorfor ikke, og hvad gør vi herfra?
- Hvis ja, har indsatsen løst problemet?
- Hvis nej, hvordan vil vi så forsøge at løse problemet?
- Hvis den har løst problemet, er der så noget, vi skal gøre for at fastholde virkningen?
I bestemmer selv, hvornår I evaluerer en indsats. Men når I holder den årlige arbejdsmiljødrøftelse, skal I vurdere, om det foregående års mål er nået, og hvad der eventuelt skal føres videre i det kommende års arbejde. Dette kan helt naturligt omfatte om handleplanen er blevet gennemført og fulgt op.
Hvis evalueringen viser, at problemet stadig udgør en risiko i arbejdsmiljøet, må I planlægge nye løsninger og rette handleplanen til.
Vurdér indsatserne undervejs med involverende processer
I jeres APV-handleplan har I sat en dato for evalueringen, men det en god idé at vurdere kvaliteten af jeres tiltag undervejs, så I løbende kan forbedre indsatsen og justere på handleplanen. Det fastholder medarbejdere og lederes fokus på de mål, I har sat jer. Desuden undgår I at spilde tiden med aktiviteter uden effekt.
Ægte forandringer sker, når medarbejdere føler ejerskab til dem. Derfor er det også klogt at involvere dem, når indsatserne har haft tid til at virke. Det kan give jer et indblik i, hvorfor tiltag har eller ikke har virket – og I kan få inspiration til nye indsatser.
I kan for eksempel sætte følgende spørgsmål på dagsordenen:
- Hvad havde vi planlagt og aftalt? Hvad skulle der helt konkret udføres i handleplanen?
- Hvorfor skulle det ske? Kig i handleplanen: Hvilket forhold skulle indsatsen påvirke positivt?
- Lykkedes det så? Havde indsatsen den ønskede virkning?
- Hvis ikke, hvad kan vi så gøre i stedet?
Når kollegaerne har været involveret i en status, kan I forankre det videre arbejde i arbejdsmiljøorganisationen (AMO). Læs mere om det systematiske arbejdsmiljøarbejde her.
Opdatér og justér APV-handlingsplanen
Hvis jeres evaluering eller midtvejsprocesser viser, at I er på rette spor, men ikke helt i mål, kan I vurdere, om I skal opdatere handlingsplanen med supplerende aktiviteter og en ny tidsplan.
Ofte vil jeres arbejdsmiljøproblemer have en eller anden form for permanent karakter, så selvom I har løst opgaven med at gennemføre et tiltag, kan der være brug for aktiviteter, der kan fastholde det nye og bedre arbejdsmiljø.
Har I for eksempel høje følelsesmæssige krav i arbejdet, kan det være, I kan planlægge permanente tilbud til medarbejderne, før I kan afslutte opgaven i handleplanen. Det kan også være, I vil ændre på jeres faste kursustilbud til medarbejderne om forflytning.
Husk, at jeres opdaterede handlingsplan altid skal være skriftlig og tilgængelig for alle medarbejdere og ledere.
APV-værktøjer fra start til slut
Måske har I allerede tidligere i APV-processen brugt nogle af værktøjerne fra Branchefællesskab Arbejdsmiljø Offentlig Velfærd og administration, der kan hjælpe jer helt i mål – også med opfølgningen.
To enkle skemaer til APV-arbejdet: Tager jer hele vejen fra afdækning af arbejdsmiljøproblemer til handleplan og opfølgning.
Skab fælles engagement med en handleplan: Hjælper jer med at formulere handleplanen og styre tiltagene i mål.
Lær af processen
Arbejdstilsynet kræver ikke, at I evaluerer processen, men hvis I vælger at gøre det, kan I spørge jer selv og de involverede:
- Hvordan var det at arbejde med opgaven?
- Hvad fungerede godt, og hvad fungerede mindre godt?
- Kan vi bruge samme proces til andre indsatser?
Det kan være med til at effektivisere og forbedre jeres fremtidige processer for et bedre arbejdsmiljø.
Hvornår skal I starte forfra med en ny APV-proces?
APV-arbejdet er kontinuerligt, og der er sjældent tid til at hvile på laurbærrene.
Hver gang jeres arbejdsprocesser med videre ændres, skal I vurdere, om det kan påvirke arbejdsmiljøet. Det kan for eksempel være, at I får nye opgaver, får nye fysiske rammer eller indfører ny teknik eller hjælpemidler. I så fald skal I lave en særskilt APV-proces for det, og I kan nøjes med at gøre det i de berørte dele af jeres virksomhed. Integrer jeres nye tiltag i den handleplan, I allerede er i gang med.
Som nævnt gælder det også, hvis jeres gennemførte tiltag ikke har løst jeres arbejdsmiljøproblem, og I må fortsætte forebyggelsen med nye tiltag.
Alle arbejdsmiljøforhold skal afdækkes mindst hvert 3. år. Det behøver ikke at ske samtidigt.