APV fase 1: Afdæk arbejdsmiljøforholdene

Første skridt i APV-processen er at afdække arbejdsmiljøet på arbejdspladsen. Den første gang, I laver en APV, skal I afdække alle forhold, som er relevante for jeres type arbejdsplads. Herefter skal I afdække relevante forhold, hvis I ændrer på måden at arbejde på, jeres fysiske rammer eller andet, der kan påvirke arbejdsmiljøet. Alle forhold skal afdækkes mindst hvert tredje år, dog ikke nødvendigvis på samme tidspunkt.

Når I har afdækket arbejdsmiljøforholdene, skal I vurdere, om forholdene udgør en risiko for medarbejderes sundhed eller sikkerhed. Læs mere om risikovurdering i forbindelse med APV her.

I kan selv vælge den eller de metoder, der passer bedst til netop jeres arbejde og de udfordringer, I oplever i jeres arbejdsmiljø. Suppler med den viden, I allerede har, fra for eksempel ulykkesrapporter, statistikker og de erfaringer, I har fra tidligere indsatser. I kan også finde overblik over kendte arbejdsmiljøproblemer i jeres branche i Arbejdstilsynets arbejdsmiljøvejvisere.

Nogle metoder egner sig godt til at skabe overblik, andre er bedre til at stille skarpt på konkrete arbejdsmiljøproblemstillinger. Erfaringerne fra mange offentlige arbejdspladser viser, at I med succes kan anvende forskellige metoder, alt efter hvilke aspekter af arbejdsmiljøet, I har brug for at afdække.

I kan også kombinere to metoder for at få et bedre udbytte. Et anonymt spørgeskema kan for eksempel suppleres med en dialogbaseret proces, der går i dybden med årsager og løsningsmuligheder.

Der er mange, der udbyder metoder og værktøjer. BrancheFællesskab for Arbejdsmiljø for Velfærd og Offentlig administration (BFA), Arbejdstilsynet (AT) og Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø (NFA) har udviklet værktøjer, som I gratis kan bruge. Private arbejdsmiljørådgivere tilbyder målinger, APV-værktøjer, -rådgivning og -processer mod betaling.

Nedenfor beskriver vi nogle gennemprøvede og veldokumenterede metoder og linker til udvalgte gratis værktøjer.

Spørgeskemaer til alle ansatte er en meget benyttet metode til at afdække arbejdsmiljøforhold og bruges også til trivselsmålinger. De kan være elektroniske eller på papir.

Hvad er metoden god til?

• At skabe systematisk overblik over, hvilke arbejdsmiljøproblemer, der er på arbejdspladsen, og hvad der fungerer godt.
• At sikre, at alle ansatte får mulighed for at deltage.
• Det er muligt at afgive anonyme svar.
• Det er nemt at gentage den, så man kan følge en udvikling.

Vær opmærksom på

• Stil konkrete spørgsmål, og undgå ledende eller upræcise spørgsmål i stil med: Hvordan synes du godt om vores arbejdsplads?
• Stil spørgsmål om konsekvenserne af et dårligt arbejdsmiljø. For eksempel: Har du været stresset på grund af arbejdsforholdene? Har du været syg på grund af arbejdsforholdene? Har du overvejet at søge andet arbejde?
• Giv relevante svarmuligheder, så den ansatte kan nuancere sine svar for eksempel med fritekst.
• Det kan være et stort arbejde for AMO at analysere besvarelserne, særligt hvis de er indsamlet på papir. Så sæt tid af til det eller overvej, om der er brug for hjælp fra for eksempel HR. 

Værktøjer:

• Spørgeskemaet ’Psykisk arbejdsmiljø og trivsel på arbejdspladsen’. 87 spørgsmål udviklet af Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø. Det er muligt at sammenligne resultatet med nationale referencetal.

Tjeklister er et hjælpeværktøj (afkrydsningsskema), der kan bruges til at afdække på forhånd definerede og relevante forhold i arbejdsmiljøet i den enkelte branche. Tjeklister kan være elektroniske eller på papir.

Hvad er metoden god til?

• at inddrage alle relevante forhold
• at give et godt overblik over de områder, der er behov for at arbejde videre med.

Vær opmærksom på

• Punkterne fra en tjekliste giver generelle svar uden nuancer, og kan derfor sjældent stå alene.

Værktøjer:

• Arbejdstilsynets APV-tjeklister målrettet bestemte brancher.

Spørgeskemaer kan enten besvares online/elektronisk eller på papir. Hvad der er bedst, afhænger af jeres medarbejderes præferencer.

Elektroniske spørgeskemaer er lette at distribuere i en stor organisation. De kan let besvares anonymt, og arbejdsmiljøorganisationen slipper for at indtaste data fra papir. Det er også lettere at holde øje med, hvor mange der har svaret. 

Fysiske skemaer kan opleves som en mere enkel og overkommelig metode for nogle medarbejdere, der ikke er vant til at bruge IT. Til gengæld er det mere besværligt at opdatere, printe og distribuere printede skemaer, og særligt på små arbejdspladser kan det være svært at bevare anonymiteten. Desuden er det et større arbejde at indtaste og sammenholde besvarelser.

Dialogbaseret APV kan bestå af interviews, fokusgrupper og dialogmøder med drøftelser i større eller mindre grupper, hvor det er muligt at udveksle og uddybe argumenter for bestemte synspunkter. Metoden kræver lidt mere tid og kan vare fra få timer til hele temadage.

Nogle arbejdspladser tager udgangspunkt i den værdsættende samtale (Appreciative Inquiry), hvor der er fokus på gode erfaringer, drømme og ønsker frem for det, som ikke fungerer.

Hvad er metoden god til?

• Dialogen giver mulighed for at finde årsager til problemerne, og dermed bedre mulighed for at finde de gode løsninger.
• Dialog og interviews er især velegnet til at udforske komplekse eller følsomme emner, for eksempel i det psykiske arbejdsmiljø.

Vær opmærksom på

• Skab et trygt rum for dialogen. I kan for eksempel i grupper tale om overordnede mønstre fra en spørgeskemaundersøgelse og undgå at tale om enkeltpersoners oplevelse.
• Det er væsentligt, at ledelse og medarbejdere har forpligtet sig og er klædt på til at bruge metoden.
• Metoden er mindre velegnet, hvis der aktuelt er et højt konfliktniveau på arbejdspladsen.
• Særligt følsomme spørgsmål som krænkende handlinger kan måske være bedre afdækket med et anonymiseret spørgeskema.
• Måske er der brug for en medarbejder fra HR-afdelingen eller en ekstern konsulent til at facilitere mødet eller interviewet.

Værktøjer:

• 2 enkle skemaer: Ved hjælp af et simpelt kortlægningsskema og et processkema i denne pdf, kan I let komme i gang med arbejdet. Udviklet af BFA.
• Brug APV’en dialogisk. En metode fra BFA’s materiale, ’På forkant’. Særlig velegnet, hvis I skal revidere APV’en.
• Aktiverende APV. Via gruppearbejder føres medarbejdere igennem hele processen fra afdækning af problemer til en prioriteret handleplan. Varighed 2,5 timer. Materiale fra BFA

Anvend eventuelt gennemgang/observation af udvalgte arbejdssituationer som udgangspunkt for dialog på et gruppemøde eller lignende. I visse tilfælde kan foto eller video også være en mulighed.

Hvad er metoden god til?

• Observationer under en gennemgang eller videooptagelser viser virkeligheden fra et eksternt synspunkt og er især nyttig, når I skal afdække og vurdere det psykiske og ergonomiske arbejdsmiljø.
• Systematiske iagttagelser kan samle op på tendenser, hvor video er mere situationsbestemt.
• Videooptagelser giver et fælles udgangspunkt for dialog.

Vær opmærksom på

• Det er vigtigt, at I udvælger, hvad I vil observere eller optage med omhu, så de er nogenlunde repræsentative for det daglige arbejde.
• Medarbejdere kan opleve det som overvågning, hvis de ikke kender og stoler på formålet. Vær også opmærksom på, at I overholder retningslinjerne i KL og Forhandlingsfællesskabets Aftale om Kontrolforanstaltninger eller Finansministeriets og centralorganisationernes Cirkulære om aftale om Kontrolforanstaltninger.
• I skal indhente skriftligt samtykke, hvis der for eksempel optræder borgere på videooptagelser.
• Personoplysninger, herunder billeder og video, skal håndteres i henhold til GDPR-reglerne.

Værktøjer:

• Gennemgå det psykiske arbejdsmiljø. En metode fra BFA’s materiale, ’På forkant’.
• Safety Observer. En app fra Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø (NFA)
• Fotosafari, hvor I tager billeder af arbejdsmiljøet og fremdrager fælles temaer på et møde.

Har I mistanke om problemer med det fysiske arbejdsmiljø, for eksempel indeklimaet eller risiko for ulykker, kan det være en fordel at afdække arbejdsmiljøforholdene med fysiske målinger, en fysisk inspektion af bygningerne (gennemgang) eller rundering af lokaler.

Hvad er metoden god til?

• Fysiske målinger kan afdække faktuelle forhold og aflive myter eller bekræfte en eventuel mistanke.
• Systematisk gennemgang af bygningen og indretningen af lokaler kan afsløre risici for at falde, risiko for fugtgener og skimmel eller andre problemer i indeklimaet.

Vær opmærksom på

• Fysiske målinger kan ikke stå alene, men skal ses i sammenhæng med medarbejdernes subjektive oplevelse og omvendt.
• Hvis medarbejdere oplever problemer, der ikke kan forklares med målinger, må årsagen findes et andet sted.

Værktøjer:

• Man kan fysisk måle ting som relativ luftfugtighed, støj, temperatur, CO₂, fugt, partikler, skimmelsvamp med videre. I kan se hvordan man gør det i denne oversigt over måling af indeklimaet.
• Retvisende målinger kræver i flere tilfælde særlig sagkundskab. Eventuelt har I internt teknisk personale, der kan opsætte måleudstyr og analysere resultaterne. Ellers må arbejdsgiveren hyre en ekstern konsulent med de rette kompetencer og måleudstyr til opgaven.
• Visuel gennemgang af lokalerne kan bruges til at vurdere for eksempel rengøring og forhold, der kan øge risikoen for ulykker. Men også til at vurdere risikoen for problemer med indeklimaet.

Se hvordan Silkeborg Kommune har brugt visuel gennemgang af klasselokaler til at vurdere indeklimaet.

Har I risiko for stik- og skæreskader, kan I læse her, hvad I kan holde øje med i sikkerhedsrundgangen.