Illustration: RUC Roskilde Universitet og HK Kommunal
Af journalist Lone Bolther Rubin
Har du tid til fordybelse og koncentration, når det er nødvendigt? Er arbejdet velkoordineret med kollegerne og med kun få forstyrrelser? Så har du de bedste muligheder for at få noget fra hånden, og det kan både mærkes på det psykiske arbejdsmiljø og på produktiviteten.
Forskere på RUC Roskilde Universitet har gennem flere projekter studeret tidsmiljøet på administrative arbejdspladser i den offentlige og finansielle sektor. De har nogle begreber, som kan bruges til at skabe forståelse for tidsmiljøer.
Forstå begreberne om tidsmiljøer
Her kommer en kort beskrivelse af forskernes tidsbegreber.
Langsom tid (tid til fordybelse og koncentration) versus
Hurtig tid (når opgaver afvikles i et højt tempo og ofte her og nu)
For meget hurtig tid er psykisk belastende. Især hvis der er opgaver, der kræver tid til fordybelse, og som bliver udsat gang på gang. Hurtig tid skyldes ofte høj intensitet, mange opgaver og mange forandringer. Det er optimalt, hvis arbejdet rummer både langsom og hurtig tid.
Synkronisering (koordineret samarbejde) versus
Desynkronisering (mangelfuldt samarbejde)
Desynkronisering er frustrerende. Folk arbejder alene uden at koordinere med kollegerne, og opgaverne er ikke ordentligt planlagt. Man ”spænder ben” for hinanden og de fælles mål. Det er ineffektivt og opstår tit på grund af tidspres og mangelfuld kommunikation.
God planlægning og koordinering med kollegerne kan gøre arbejdet synkront.
Flow (flydende arbejdsgange) versus
Fragmentation (afbrydelser, forstyrrelser)
Når der er flow i arbejdet, kan man arbejde med en ting ad gangen. Det kan både forekomme i hurtig og langsom tid. Forstyrrelser fragmenterer tiden – man bliver afbrudt. Det er ineffektivt og frustrerende.
E-mails, telefoner, IT-problemer, støj og kolleger er typiske forstyrrelser, der kan afbryde det arbejde, man er i gang med. Nogle forstyrrelser er nødvendige eller uundgåelige, men andre kan afværges ved at skabe rytme og vaner i arbejdet – for eksempel kun tjekke mail, når man skal holde pause.
Produktiv tid (tid til det vigtige) versus
Uproduktiv tid (tiden bruges på opgaver og forstyrrelser, der ikke er vigtige)
Der er ifølge forskerne en klar sammenhæng mellem de tre første begrebs-par og oplevelsen af at være produktiv. Hvis der er flow i arbejdet, hvis der er en god balance mellem hurtig og langsom tid, og hvis det fungerer synkront med kollegerne, så opleves tiden som produktiv.
Arbejdsstedets indretning og organisering, og eksterne faktorer kan også have indflydelse på, om arbejdet er produktivt.
Dertil kommer begreber som accelereret og decelereret tid, hvor arbejdshastigheden stiger eller falder uønsket. Man er måske tidspresset i en periode og arbejder meget hurtigt. Det kan blive afløst af stress og nedsat hastighed eller sygemelding og dermed faldende produktivitet.
Pauser kan være andet end pauser fra arbejdet. Det kan også være en periode med lette opgaver, der er præget af rutine.
Hvornår er et tidsmiljø sundt?
Et sundt tidsmiljø er, når medarbejderen oplever at være produktiv og ikke er udsat for psykisk nedslidende tid. Det en slags fundament for optimal produktivitet og arbejdsglæde hos medarbejderne.
De fleste kan godt lide at have travlt med meningsfyldte opgaver, hvis der er tid og ro til at udføre arbejdet ordentligt. En del af arbejdet må gerne være præget af rytmer og rutiner. Deter ikke kun godt for produktiviteten. Det er også godt for helbredet, fordi det giver en form formental aflastning, når du ikke behøver at tænke så meget over, hvad du gør og hvorfor.
Andre faktorer, der kan forbedre tidsmiljøet, er blandt andet godt samarbejde, tid til fordybelse og velorganiserede, sammenhængende opgaver.
Læs også syv gode råd til bedre tidsmiljø.
Forudsætninger for at arbejde med tidsmiljøer
Der er især to forudsætninger, der skal være opfyldt, hvis man skal i gang med at forbedre tidsmiljøet:
Der skal være en ærlig og tillidsfuld udveksling af holdninger til arbejdet.
Medarbejderne skal have mulighed for at få indflydelse på arbejdets tilrettelæggelse.
Det handler altså både om kultur og organisation.
Dialogværktøj om tidsmiljøer
Som supplement til forskernes rapport om tidsmiljøer, har HK-Kommunal udarbejdet et dialogværktøj, som giver råd til hvordan arbejdspladser arbejder konstruktivt med deres tidsmiljø.