Hvad skal der til for at få teamet til at trives?

Et team, der trives

• har et fælles mål

• oplever, at medlemmerne er afhængige af hinanden for at løse opgaven

• har tydelige roller og forventninger

• har tillid til hinanden

• kan tale åbent om fejl, problemer og uenigheder

• oplever indflydelse på arbejdet

• har en kultur, hvor man hjælper hinanden

• har en ledelse, der understøtter samarbejdet.

Trivsel handler ikke om, at alle altid er enige eller glade. Tværtimod kan stærke teams godt have faglige uenigheder. Det afgørende er, om uenighederne håndteres respektfuldt og bruges konstruktivt.

Mange arbejdspladser bruger ordet team om grupper, hvor medarbejderne i praksis arbejder hver for sig. Et team løser typisk driftsopgaver, mens en projektgruppe er midlertidig og løser en udviklingsopgave.

Det kan skabe frustrationer, hvis medarbejdere forventes at samarbejde tæt, men reelt bliver målt og vurderet individuelt.

Et reelt team har

• fælles mål

• fælles ansvar for resultaterne

• overlappende kompetencer

• behov for løbende koordinering

• en vis grad af selvstændighed og fælles beslutningstagning.

Hvis medarbejderne hovedsageligt arbejder alene og kun mødes for at udveksle information, kan det være mere præcist at tale om en arbejdsgruppe.

Klare forventninger til samarbejdsformen kan forebygge mistrivsel og konflikter. I kan teste de fem dimensioner i gruppesamarbejdet.

Test om I er et team med de fem dimensioner i gruppesamarbejdet

Læs mere i publikationen 'Stærke arbejdsfællesskaber på universiteterne'

Fælles mål og mening med arbejdet skaber retning.

Når medarbejdere er usikre på, hvad teamet skal lykkes med, bliver det sværere at prioritere opgaver, hjælpe hinanden og træffe beslutninger.

Derfor kan det være en god idé jævnligt at drøfte:

• Hvad er teamets vigtigste opgave?

• Hvad skal vi lykkes med sammen?

• Hvad forventer ledelsen af os?

• Hvordan ved vi, at vi lykkes?

Jo tydeligere den fælles retning er, desto lettere bliver det at samarbejde. I et nyt team spiller ledelsen en rolle i at anerkende den usikkerhed, nogle medarbejdere har over forandringen, og sørge for, at meningen står lysende klar for alle.

Mange konflikter opstår, når medarbejdere er usikre på:

• hvem der beslutter hvad

• hvem der har ansvar for hvilke opgaver

• hvornår man skal involvere hinanden

• hvornår man kan handle selv.

Samtidig kan for stramme rollebeskrivelser gøre samarbejdet ufleksibelt.

Derfor kan teamet løbende drøfte:

• Hvem har ansvar for hvad?

• Hvilke beslutninger træffer vi i fællesskab?

• Hvilke beslutninger træffer den enkelte?

• Hvilke opgaver overlapper vi hinanden på?

Klare roller skaber tryghed. Fleksibilitet skaber handlekraft.

Indflydelse er en af de faktorer, der har størst betydning for det psykiske arbejdsmiljø.

Når medarbejdere oplever, at de kan påvirke deres arbejde, styrker det ofte

• motivation

• arbejdsglæde

• engagement

• oplevelsen af mening.

I et team kan medarbejderne ofte få større indflydelse på planlægning, prioritering og opgaveløsning.

Men mere indflydelse betyder også mere ansvar. Hvis kravene bliver uklare eller for store, kan ansvaret udvikle sig til en belastning.

Derfor bør ansvar og beslutningskompetence følges ad.

Ja.

Selvledelse giver ofte frihed, men frihed kan også skabe usikkerhed.

Nogle medarbejdere kan opleve

• uklare forventninger

• vanskeligheder med at prioritere

• frygt for at træffe forkerte beslutninger

• oplevelse af konstant ansvar.

Derfor har selvledende team stadig brug for ledelse.

Ledelsens opgave er blandt andet at

• skabe retning

• prioritere opgaver

• afklare forventninger

• hjælpe med at håndtere belastninger

• understøtte samarbejdet.

Læs mere om ledelsens rolle i artiklen ’Der er stadig brug for ledelse’

Psykologisk tryghed handler om, at medarbejdere tør

• stille spørgsmål

• komme med idéer

• pege på problemer

• indrømme fejl

• sige, når de har brug for hjælp.

Hvis medarbejdere frygter kritik, latterliggørelse eller negative konsekvenser, holder de ofte problemer for sig selv.

Det kan føre til

• flere fejl

• mindre læring

• dårligere samarbejde

• højere belastning.

Psykologisk tryghed opstår blandt andet gennem respektfuld kommunikation og en kultur, hvor alle bliver hørt.

Læs mere i dette tema om psykologisk tryghed

Gode relationer opstår sjældent af sig selv.

Sæt derfor løbende tid af til at stille jer selv disse spørgsmål:

• Hvordan samarbejder vi?

• Hvad fungerer godt?

• Hvad udfordrer os?

• Hvilke forventninger har vi til hinanden, og hvilke roller har vi hver især?

Det kan også være nyttigt at tale om forskelle i arbejdsstil.

Nogle medarbejdere tænker højt. Andre tænker sig om, før de siger noget.

Nogle ønsker hurtige beslutninger. Andre ønsker grundige drøftelser.

Forskelligheder kan være en styrke, hvis de bliver forstået og respekteret.

Nej.

Konflikter er en naturlig del af samarbejde.

Når mennesker arbejder tæt sammen om fælles opgaver, vil der opstå forskellige synspunkter, interesser og behov.

Problemet er ikke nødvendigvis konflikten.

Problemet opstår, hvis konflikter

• bliver personlige

• ignoreres

• får lov til at udvikle sig

• skaber grupperinger.

Tidlig dialog er ofte den bedste forebyggelse. Et team stiller generelt større krav til sociale kompetencer og evnen til at vedligeholde relationer.

Nogle har gode erfaringer med personlighedstest som udgangspunkt for en dialog og til at sammensætte et velfungerende team med forskellige faglige kompetencer.

Mange team oplever konflikter om:

• Prioriteringer - Hvilke opgaver skal løses først?

• Ambitioner - Hvornår er kvaliteten god nok?

• Arbejdsindsats - Bidrager alle lige meget?

• Roller og ansvar - Hvem bestemmer hvad, og hvor meget ledelse skal en teamkoordinator påtage sig?

• Ressourcer - Er der tid og bemanding nok?

Jo tidligere sådanne spørgsmål bliver drøftet, desto mindre er risikoen for, at de udvikler sig til personkonflikter.

Forsøg at flytte fokus fra personer til opgaven.

Spørg for eksempel:

• Hvad er vi uenige om?

• Hvilke forskellige behov ligger bag?

• Hvad er bedst for opgaven?

• Hvad har vi brug for at afklare?

Det kan også være hjælpsomt at undersøge, om uenigheden skyldes forskellige faglige perspektiver, forskellige erfaringer eller uklare rammer.

Nogle team oplever frustrationer over, at arbejdsindsatsen virker skævt fordelt.

Hvis medarbejdere oplever, at andre ikke bidrager tilstrækkeligt, kan det skabe irritation og mistillid.

Drøft derfor:

• Hvad forventer vi af hinanden?

• Hvordan fordeler vi opgaver?

• Hvordan hjælper vi hinanden ved spidsbelastninger?

• Hvordan følger vi op på aftaler?

Det er vigtigt at undersøge årsagerne grundigt.

Det kan handle om prioriteringer, uklare opgaver, manglende ressourcer eller utilstrækkelig koordinering – ikke nødvendigvis manglende vilje.

Tillid gør samarbejdet lettere.

Når medarbejdere har tillid til hinanden

• deler de lettere viden

• beder lettere om hjælp

• giver lettere feedback

• håndterer lettere fejl og problemer.

Tillid opbygges over tid gennem:

• Troværdighed

• Faglighed

• Gensidig respekt

• Overholdelse af aftaler.

Tillid kan hurtigt svækkes, hvis aftaler ikke bliver holdt, eller hvis medarbejdere oplever manglende respekt.

Alle team gennemgår perioder med usikkerhed, forandringer eller konflikter.

Det kan for eksempel ske ved:

• Omorganiseringer

• Nye opgaver

• Nye medarbejdere

• Nedskæringer

• Høj arbejdsbelastning.

I sådanne perioder kan det være nødvendigt at bruge ekstra tid på:

• Dialog

• Afstemning af forventninger

• Prioritering

• Koordinering

• Fælles læring.

Pres i teamet er ikke nødvendigvis et tegn på, at noget er galt. Men det kræver opmærksomhed.

Ledelsen har stor betydning for, om teamet lykkes.

Lederen kan blandt andet

• sætte retning

• skabe tydelige rammer

• prioritere opgaver

• understøtte samarbejde

• hjælpe med konflikthåndtering

• sikre de nødvendige ressourcer

• følge op på trivsel og belastninger.

Samtidig skal lederen give plads til, at teamet selv finder løsninger og udvikler samarbejdet.

Det handler om at finde balancen mellem støtte og selvstændighed.

Tegn på god trivsel kan være:

• Høj grad af hjælpsomhed

• God koordinering

• Faglig sparring

• Åben dialog

• Lav grad af destruktive konflikter

• Oplevelse af fælles ansvar

• Engagement i fælles mål.

Omvendt kan disse forhold være tegn på udfordringer:

• Tavshed på møder.

• Mange misforståelser.

• Uafklarede konflikter.

• Høj personaleomsætning.

• Højt sygefravær.

• Manglende samarbejde på tværs.

Hvis I oplever flere af disse tegn, kan det være relevant at tage samarbejdet op til fælles drøftelse.

Tag en fælles drøftelse af:

1. Hvad er vores vigtigste fælles opgave?

2. Hvad fungerer godt i samarbejdet?

3. Hvad udfordrer os mest lige nu?

4. Er roller og ansvar tydelige?

5. Oplever alle at blive hørt?

6. Hvordan håndterer vi uenigheder?

7. Hjælper vi hinanden tilstrækkeligt?

8. Hvad skal vi gøre mere af?

9. Hvad skal vi gøre mindre af?

10. Hvad vil være et konkret tegn på bedre trivsel om tre måneder?

Små justeringer i hverdagen kan ofte have stor betydning for både trivsel, kvalitet og opgaveløsning.

Når team trives, bliver det lettere at løfte kerneopgaven sammen.