Denne artikel giver viden og gode råd til ledelse, medarbejdere og arbejdsmiljøorganisationen (AMO) om, hvordan I sammen forebygger ergonomiske og psykiske belastninger ved digitale forandringer på kontoret.
Digitale forandringer kræver tidligt fokus på krop og trivsel
Når ledelsen indfører nye digitale værktøjer i administrationen, ændrer det ofte måden, opgaverne løses på. Derfor skal AMO involveres, og der skal gennemføres en ny arbejdspladsvurdering (APV). Det er en fordel, hvis I laver en risikovurdering, allerede inden I gennemfører større ændringer i de digitale arbejdsrutiner. Det giver jer en god idé om, hvilke tiltag der eventuelt skal til for at sikre en smidig overgang.
Nye digitale arbejdsprocesser kan skabe positive gevinster som øget effektivitet og færre ensidige opgaver. Det kan dog også medføre nye ergonomiske belastninger. Hvis det kræver flere små, præcise klik end før, kan det statiske muskelarbejde nedsætte blodgennemstrømningen og føre til smerter i hænder, arme og nakke.
Psykisk kan digitale forandringer skabe utryghed blandt medarbejderne, mangel på overblik eller frygt for, om ens kompetencer stadig slår til.
Det mentale helbred og oplevelsen af fysiske smerter hænger sammen. Hvis medarbejdere ikke tør nævne problemer med teknologien, kan det påvirke trivslen og produktiviteten negativt. En kultur præget af psykologisk tryghed mellem medarbejdere og ledere er omvendt et godt fundament for forandring.
Læs også: Det fysiske og psykiske arbejdsmiljø hænger sammen
Skab succes gennem fælles inddragelse
Medarbejderne er eksperter på deres egne opgaver og kan ofte forudse, hvor et nyt system kan skabe problemer i hverdagen. De kan også se, om et kompetenceløft kan gøre det lettere at håndtere de nye måder at arbejde på.
Derfor er det klogt at inddrage dem i processen – både med at vurdere risici på forhånd, og med at planlægge og tilrettelægge arbejdet med at implementere nye værktøjer. Når ledelse og medarbejdere lytter til hinanden, øger det tilliden og gør det lettere at forebygge problemer.
Gode råd om tiltag ved digitale forandringer
Herunder følger gode råd til, hvordan ledere, medarbejdere og AMO kan bidrage til et sundt arbejdsmiljø, når der sker digitale forandringer på kontoret.
Prioritér tid og ressourcer til forarbejdet, før en ny teknologi rulles ud.
Inddrag de medarbejdere, der skal bruge teknologien, helt fra idéfase til test.
Vær nysgerrig på kritik og bekymringer, da de ofte rummer vigtig viden om systemets svagheder.
Gå forrest ved at vise sårbarhed og indrømme egne fejl for at styrke den psykologiske tryghed.
Sørg for, at de digitale kompetencer bliver løftet i hele medarbejdergruppen.
Husk at I skal gennemføre arbejdspladsvurdering (APV), når I indfører ny teknologi, hvis det kan påvirke arbejdsmiljøet. Læs mere om APV.
Brug din faglige viden og erfaring til at vurdere, om den nye teknologi understøtter kerneopgaven.
Sig til, hvis du oplever fysisk ubehag, eller hvis softwaren kræver uhensigtsmæssige arbejdsstillinger.
Deltag aktivt i test af prototyper og kom med forslag til løbende forbedringer.
Vær åben over for at lære nyt, men spørg om hjælp, når teknikken driller.
Ved nye indkøb – brug værktøjet: Tag hånd om arbejdsmiljøet, når I indfører ny teknologi
Vurder de ergonomiske konsekvenser ved nyt udstyr som tablets eller scannere, før de købes ind.
Læg mærke til, om digitaliseringen fjerner naturlig variation i arbejdsdagen. I kan arbejde bevidst med variation for et bedre fysisk helbred. Læs: Gode rutiner – skab variation i skærmarbejdet.
Undersøg, om softwaren er logisk opbygget og minimerer antallet af klik.
Hjælpespørgsmål til AMO og ledelse om ergonomi og digitalisering
I kan bruge disse spørgsmål til at bevare et tidligt fokus på ergonomi og trivsel i forbindelse med digitaliseringsprojekter. Listen er udarbejdet af arbejdsmiljøkonsulent Hanne Mølgaard. Listen ikke er udtømmende, men en hjælp til inspiration.
Er der mulighed for at ændre stillinger ved funktionen?
Kan udstyret flyttes rundt – for eksempel bruges af både højre- og venstrehåndede?
Er der tilknyttet ny skærm, og kan den justeres tilstrækkeligt i højden?
Er der indført touchskærm, hvor der skal trykkes hårdt? Reagerer skærmen optimalt?
Er de knapper, der skal betjenes, store nok, og hvordan er de placeret?
Er der højt eller lavt tastatur?
Hvor hårdt skal der trykkes på knapper?
Er det muligt at anvende genvejstaster?
Skal der arbejdes på mindre udstyr? Jo mindre skærmen er, jo flere udfordringer kan det give i forhold til ergonomien. Afprøv derfor forskellige design, inden noget bliver besluttet.
Kan arbejdsbordet justeres fra siddende til stående i forhold til den nye funktion?
Er arbejdsbordet stort nok til det udstyr, der skal benyttes? Det kan være i forhold til armlængde og betjening af mus.
Er der plads under bordet til gode arbejdsstillinger for benene?
Er der tilknyttet en håndscanner eller andre nye arbejdsredskaber, hvor håndstillingen er skæv?
Er det muligt at bruge hele hånden og armen og ikke kun tommelfinger eller pegefinger?
Er arbejdet statisk eller dynamisk? (For eksempel kan fingerklik med en finger i lang tid give statisk arbejde i hånden).
Er der mulighed for at skifte mellem forskelligt indtastningsudstyr?
Skal der flyttes ting for at komme om bagved udstyret ved behov for ændringer?
Er der støj i forbindelse med udstyret, der kan give spændinger?
Er der varme i forbindelse med udstyret?
Er der lysreflekser i skærmen fra lyskilder som lamper eller dagslys, så synsergonomien bliver udfordret?
Kan lyset i skærmen reguleres nok, eller er skærmen for mørk, så synsergonomien bliver udfordret?
Skal man kigge eller sidde skævt for at kunne se teksten på en eventuel skærm – for eksempel på grund af sollys eller andre lysforhold?
Skal den nye opgave udføres indenfor et tidsvindue, og hvad betyder det?
Er softwaren bygget logisk op, så man undgår mange klik?
Er det muligt at ændre softwaren løbende?
Er hastigheden i de enkelte digitale processer fornuftige, så man ikke hænger fast og ikke kan komme videre med andre opgaver?
Er tidsforbruget på opgaverne realistisk i forhold til den tid, der er tildelt til opgaven?
Er det muligt at have indflydelse på planlægning af de nye processer?
Er de nye processer tidsafhængige, og hvad betyder det?
Kan den ansatte bruge hele kroppen?
Medfører den nye digitale proces, at den ansatte skal trykke 20 gange på en knap fremfor én gang?
Husk variation i arbejdet
Undgå, at der opstår nyt ensidigt gentaget arbejde, ved at sikre variation i arbejdet. Her er det vigtigt at kigge på, om den ansatte tidligere har haft variation i forhold til papirarbejde, men hvor digitaliseringen kan betyde, at der nu kun skal klikkes på knapper uden anden variation.