Koordinering er centralt ved komplekse opgaver
På mange offentlige arbejdspladser løser vi komplekse opgaver, der kræver tværfagligt samarbejde. Her er det afgørende for kvaliteten, at der er klarhed over, hvem der gør hvad hvornår. Det skaber forudsigelighed for teamet og sikrer, at borgeren får en professionel betjening.
Nogle teams vælger at have faste tidsrum hver dag, hvor alle skal være tilgængelige for hurtige afklaringer.
Find balancen mellem fordybelse og kontakt
Vi har forskellige behov for tilgængelighed alt efter vores opgaver. En sagsbehandler kan have brug for lange stræk med dyb koncentration uden afbrydelser. Omvendt har nye medarbejdere eller kolleger i en opstartsfase ofte brug for løbende sparring. Det samme gælder ansatte med opgaver, der kræver høj grad af koordinering – for eksempel projektledere.
Det kan være til stor irritation og frustration, hvis I ikke kan få fat på hinanden, når der er brug for det. Det er derfor vigtigt, at I har et klart billede af, hvornår og hvordan I kan få fat på jeres kolleger. Det er også vigtigt at koordinere, hvornår fysiske møder er nødvendige.
Når nogle arbejder på distancen og andre på kontoret, måske endda på forskellige tidspunkter, kræver det ekstra koordinering. Det kan let blive en usynlig ekstraopgave, som presser enkelte medarbejdere mere end andre. Sørg derfor for at gøre koordineringen synlig, så den bliver anerkendt som en vigtig del af opgaveløsningen.
Undgå A- og B-hold i de hybride møder
En stor udfordring for tilgængeligheden er de hybride møder, hvor nogle deltager fysisk og andre digitalt. Her er der risiko for, at dem på skærmen føler sig koblet af.
For at sikre reel tilgængelighed og inddragelse for alle, kan I følge disse råd:
Brug god teknologi: Dårlig lyd eller billede gør det svært at aflæse signaler og følge med i samtalen. Stor skærm i mødelokalet gør det lettere at inddrage online deltagere.
Aftal roller: Udpeg en mødeleder, der har særligt fokus på de digitale deltagere, og tildel eventuelt rollen som chat-ansvarlig.
Skab balance fra start: Start gerne mødet med en virtuel rundtur på kontoret eller lad en af de digitale deltagere begynde, så alle bliver inviteret ind i det fælles rum. Gentag pointer og spørg, om alle er med – også dem der er online.
Giv lige muligheder: Undgå at forskelsbehandle ved at servere morgenmad til de fysisk fremmødte eller bruge fysiske tavler og whiteboards.
Husk at holde pause: Begræns mødelængden og hold pauser lidt oftere end ellers. Det er mere trættende at følge med på skærmen.
Gode råd til jeres koordinering
Aftal spilleregler for, hvordan og hvornår I skal kunne få fat på hinanden, når I ikke sidder samme sted.
Vær tydelig om din status, så kolleger ved, hvornår du er ledig til sparring, og hvornår du fordyber dig.
Prioritér de nye kolleger ved at sikre, at de altid har adgang til hjælp og ikke sidder alene med komplekse problemer.
Brug dagsordener til virtuelle møder og sæt tid på de enkelte punkter for at skabe struktur.
Opsummér undervejs i møderne for at sikre, at alle har den samme opfattelse af de beslutninger, der bliver taget.
Værktøjer om tilgængelighed og hybridt arbejde
Brug BFA Velfærd og Offentlig administrations værktøj: Giv jeres hybride arbejdsplads et servicetjek. Her finder I blandt andet en dialogramme om tilgængelighed og koordinering, der tager udgangspunkt i den enkeltes oplevelser og ønsker.
Trivsel og kvalitet i virtuelt samarbejde - Guide fra BFA, der bidrager til, at de nye arbejdsformer får så positiv indflydelse på trivslen og arbejdsmiljøet som muligt.
Seks temaark om den gode modtagelse, samarbejde, pauser, stress, vold og lederrollen på hybride arbejdspladser – her kan du se, hvordan BFA’s øvrige værktøjer kan bruges i relation til hybride arbejdspladser.
Dialogkort til at styrke arbejdsmiljøet på den hybride arbejdsplads er udviklet af alle BFA'erne i fællesskab. Brug dem, hvis I vil drøfte, hvordan det hybride arbejde fungerer hos jer.
Lyt også til podcasten: Det hybride arbejdsliv
Læs mere
Teknologien effektiviserer og udmatter os: Zoom og Teams kan være meget effektive. Du behøver ikke bevæge dig fra sted til sted for at deltage i forskellige mødet, så du kan praktisk talt gå det ene til det andet uden overgang. Men prøv lige og se, hvad det gør ved din hjerne, hvis du holder møder dagen lang uden pauser.
Tjekliste til det hybride møde. Medarbejder og Kompetencestyrelsen har udarbejdet en tjekliste til det hybride møde.