Samarbejde og indflydelse er vigtig
For at kunne træffe de bedste valg, skal indkøberne have input fra de mennesker, der faktisk skal bruge produkterne. Det gælder ikke mindst i forhold til arbejdsmiljøet, som indkøberne ikke kan forventes at have faglig indsigt i. Her har arbejdsmiljøorganisationen og de interne arbejdsmiljøkonsulenter en vigtig opgave.
Ofte vil indkøberne selv opsøge viden i arbejdsmiljøorganisationen. Men sker det ikke, må I selv tage initiativet til en dialog. De fleste indkøbsaftaler har en løbetid på 3-4 år, så der vil jævnligt være mulighed for at påvirke næste udbud.
Læs her, hvilke hensyn til arbejdsmiljøet, det er relevant at tænke ind i jeres indkøb.
Tre gode argumenter
Når I samarbejder om indkøbsaftaler, kan I tænke arbejdsmiljø ind fra starten. Her er tre argumenter, I kan bruge:
Godt fysisk arbejdsmiljø og indeklima giver optimal produktivitet produktivitet og kan minimere sygefraværet.
Variation og bevægelse i løbet af arbejdsdagen kan understøttes gennem kloge indkøb. Variation kan forebygge smerter.
Flere valgmuligheder i hver kategori, giver medarbejdere mulighed for indflydelse på indretning af arbejdspladsen. Oplevelsen af at have indflydelse kan reducere muskel- og skeletbesvær, MSB.
Udnyt jeres eventuelle frihed i indkøbsaftalerne
I kan i mange tilfælde 'plukke' de produkter i indkøbsaftalerne, som giver det bedste arbejdsmiljø. Uanset om jeres arbejdsplads benytter en rammeaftale i SKI eller RFI, eller om I har indgået jeres egne indkøbsaftaler, vil der ofte være mange forskellige produkter at vælge imellem inden for den enkelte kategori.
For eksempel indeholder Statens og Kommunernes Indkøbsservice, SKI, mere end 1.700 varelinjer i aftalen om rengøringsmidler. Det giver de lokale arbejdsmiljøgrupper en betydelig frihed til at vælge de løsninger, som giver det bedste arbejdsmiljø.
Ofte er indkøbsaftaler bygget op med en række standardprodukter, som kan dække de fleste situationer og behov. De kan suppleres med særlige produkter – for eksempel særligt store skærme, specialstole, specielle pegeredskaber eller møbler til folk som er meget høje eller meget små.
Hvis det er muligt, kan I give den enkelte medarbejder indflydelse på indretningen af hans eller hendes egen arbejdsplads. Nogle foretrækker for eksempel mousetrappper, andre en almindelig mus.
I har også mulighed for at købe ind helt uden om indkøbsaftalerne, hvis der er særlige behov, som ikke kan opfyldes af de gængse produkter. Det kan for eksempel være en svagtseende medarbejder, der har brug for en særligt stor skærm, eller en kørestolsbruger med behov for et specialdesignet skrivebord.
Få indflydelse på SKI’s centrale indkøbsaftaler og udbud
Statens og Kommunernes Indkøbsservice, SKI, er etableret for at professionalisere og effektivisere indkøb i hele den offentlige sektor: Kommunerne, regionerne, statens institutioner og andre offentlige organisationer som for eksempel universiteter og forsyningsselskaber.
Når nye indkøbsaftaler kommer i udbud, nedsætter SKI en projekt- eller referencegruppe med repræsentanter for de organisationer, der er omfattet. I kan i arbejdsmiljøorganisationen holde jer orienteret og eventuelt forsøge at få repræsentanter for jeres egen organisation med i projekt- eller referencegruppen.
SKI indgår flere typer af indkøbsaftaler.
Der skelnes mellem tre typer af SKI-aftaler:
Aftaler med forpligtelse favner bredt - fra kontorartikler, fødevarer til vikarer og it-services. Hvis din arbejdsplads er tilsluttet en forpligtende aftale, skal I købe ind via den.
Rammeaftaler med frivillig anvendelse kan bruges af alle offentlige institutioner og organisationer, som har abonnement hos SKI. De frivillige aftaler omfatter blandt andet it-konsulenter, kontormøbler og standard software.
Dynamiske indkøbssystemer er ikke færdige rammeaftaler, men fungerer som en markedsplads, hvor offentlige organisationer kan finde leverandører, der opfylder kravene i overordnede kategorier. Det er særligt egnet på områder, hvor der er mange leverandører og hurtig udvikling i markedet.
Læs mere på SKI’s hjemmeside:
Fakta om de forskellige typer aftaler
Overblik over indkøbsprogrammer.
Listen over kommende udbud i SKI - og hvilke udbud der er i høring.
Listen over igangværende aftaler, som allerede har været i udbud og er trådt i kraft.
Få indflydelse på regionernes indkøbsaftaler
Regionernes Fælles Indkøb, RFI, er en samarbejdsmodel, hvor regionerne udfører udbud og indkøb på vegne af hinanden. Det er således regionernes egne indkøbsafdelinger, som fordeler opgaverne imellem sig og gennemfører koordinerede udbud og indkøbsaftaler.
Ønsker I som arbejdsmiljøorganisation at få indflydelse på kommende udbud og indkøb via RFI, går vejen derfor via jeres egne indkøbsafdelinger. Måske er det en anden region, som har ansvaret for det pågældende udbud, men jeres lokale indkøbere vil kunne bringe synspunkter, ønsker og ideer videre.
Indkøb af dyrt udstyr, som billeddiagnostisk udstyr til sygehusene, skal ofte i særskilt EU-udbud og skal måske koordineres med tilsvarende indkøb på andre sygehus og/eller regioner.
Medicoteknisk og sundhedsfagligt personale bør inddrages i at lave kravspecifikationer og eventuelt deltage i besigtigelser i ind- og udland og udføre test.
Find de aktuelle udbud og aftaler på RFI’s hjemmeside. Der kan du også læse, hvordan dialog inden udbud og i løbet af udbudsprocessen kan foregå i praksis.
Få indflydelse på de lokale indkøbsaftaler
En del kommuner og statsinstitutioner indgår selv indkøbsaftaler uden om SKI. Tilsvarende indgår regionerne aftaler uden om Regionernes Fælles Indkøb.
Det bør ske i samarbejde med arbejdsmiljøorganisationen for at sikre hensynet til fysisk og psykisk arbejdsmiljø. Det bliver lettere af, at afstanden mellem indkøbere og de arbejdsmiljøfaglige er kortere og beslutningsprocesserne enklere.
Indkøbsafdelingen vil ofte udarbejde en reduceret liste med anbefalede produkter. Den kan arbejdsmiljøgrupperne påvirke gennem en direkte dialog med indkøberne.
Vær med i produkttilpasningen
I særlige tilfælde skal produkter tilpasses eller udvikles helt fra grunden for at opfylde kravene i et større indkøb. Det giver arbejdsmiljøorganisationen en oplagt mulighed for at påvirke kravspecifikationer og løsninger.
Det var for eksempel tilfældet på Rigshospitalet, da Sundhedsplatformen blev indført, og der var brug for at rulle transportable arbejdsstationer rundt på stuer, laboratorier og møderum. Rigshospitalets arbejdsmiljøkonsulenter var i direkte dialog med producenten om at udvikle et helt nyt rullebord.